Apa itu Invoice? Pentingkah Invoice dalam Bisnis?

Seringkali di dalam bisnis menyebutkan berbagai macam dokumen. Salah satu dokumen yang digunakan dalam transaksi bisnis adalah invoice. Invoice adalah dokumen penting dimana dibuat oleh perusahaan sebagai pihak penjual kepada pembeli.

Selama ini, banyak yang berpikir bahwa invoice hanya diperuntukkan untuk perusahaan besar. Padahal, baik perusahaan besar maupun kecil, penting untuk melengkapi dokumen perusahaan.

Invoice adalah salah satu dokumen yang penting disiapkan oleh perusahaan dalam menjalankan transaksi bisnis. Lalu, pentingkah invoice dalam bisnis?

Apa itu Invoice? Invoice adalah

Sumber: https://www.nbforum.com/nbreport/finland-and-denmark-lead-race-to-achieve-eu-e-invoicing-goals/

Invoice adalah dokumen yang wajib disiapkan perusahaan. Dimana invoice adalah dokumen yang dikeluarkan perusahaan sebagai pihak penjual dan diberikan kepada pembeli atas transaksi kredit yang terjadi.

Perusahaan akan memberikan invoice kepada pembeli setelah terjadi kesepakatan. Baru setelah itu, barang akan dikirim kepada pembeli. Setelah barang dikirim, pembayaran bisa jadi tidak langsung diterima oleh penjual, namun pembeli diberi waktu untuk melunasi selama termin waktu tertentu.

Invoice adalah dokumen yang dibuat sebanyak tiga rangkap. Hal ini dikarenakan tidak hanya satu bagian saja yang memerlukan invoice, melainkan setidaknya ada tiga pihak yang menerima invoice. Diantaranya pihak penjualan, dimana invoice adalah dokumen yang digunakan untuk arsip serta penagihan kepada pembeli ketika pembeli belum membayarkan dalam tempo waktu yang telah ditentukan.

Rangkap selanjutnya diberikan kepada bagian keuangan, karena bagi bagian keuangan invoice adalah dokumen yang berguna sebagai referensi dalam pembuatan pembukuan perusahaan. Sementara rangkap terakhir diberikan kepada pembeli, yang mana tujuan invoice adalah sebagai dokumen untuk melakukan klaim asuransi dan komplain apabila barang dan jumlah tagihan tidak sesuai dengan invoice.

Jenis – Jenis Invoice adalah

Sumber: https://due.com/blog/become-invoicing-master-8-tips/

Dalam kegiatan perusahaan, invoice dibedakan menjadi tiga jenis, diantaranya jenis invoice adalah sebagai berikut:

  1. Invoice Biasa

Invoice biasa adalah invoice yang biasa digunakan dalam transaksi kredit yang biasa terjadi. Transaksi yang menggunakan invoice biasa bersifat sederhana, di dalamnya memuat informasi berupa keterangan penjual dan pembeli, keterangan produk apa saja yang dibeli, tanggal transaksi, total harga yang harus dibayar, serta termin waktu pembayaran.

  1. Invoice Proforma

Invoice proforma digunakan untuk transaksi yang belum langsung selesai. Dimana, pihak penjual melakukan pengiriman secara bertahap, sehingga memberikan invoice dengan jenis invoice proforma. Ketika barang sudah lengkap dikirim semua, maka invoice proforma ini akan diganti dengan invoice biasa.

  1. Invoice Konsuler

Invoice konsuler adalah invoice yang digunakan untuk transaksi ekspor dan impor. Yang mana terdapat kolom pengesahan pihak – pihak terkait, seperti kantor konsuler atau kedutaan besar negara yang terlibat kegiatan ekspor dan impor.

Tips Supaya Pelanggan Cepat Membayar Invoice adalah

Invoice sangat penting dipersiapkan oleh perusahaan. Karena juga menyangkut arus kas dari perusahaan. Namun sayangnya, terkadang pembayaran invoice terkendala yang mana berakibat pada terkendalanya arus kas perusahaan.

Oleh karena itu, ada poin – poin yang harus diikuti oleh perusahaan supaya pelanggan mau membayar invoice tepat waktu, diantaranya sebagai berikut:

  1. Buat invoice mudah dimengerti, supaya tidak menimbulkan kesalah pahaman. Tidak masalah juga bila membuat invoice secara sederhana.
  2. Kirim invoice pada orang yang tepat, artinya dikirim ke divisi yang menangani pembayaran invoice.
  3. Berikan batasan waktu pembayaran lebih awal, jika perusahaan menghendaki dibayar dalam waktu 30 hari, maka berikan waktu tempo dua minggu sebelumnya.
  4. Kirim invoice
  5. Berikan denda jika terjadi keterlambatan membayar, dan berikan reward atau diskon jika dibayarkan tepat waktu.
  6. Tawarkan metode pembayaran yang fleksibel.
  7. Kirim pengingat sebelum jatuh tempo.

Dengan cara ini, keterlambatan pembayaran invoice dapat diminimalisir dan perusahaan bisa segera mendapatkan pembayarannya.

Leave a Comment